Hazır program mı, özel yazılım mı? Karar vermeden önce sorulacak 7 soru

İki seçenek de doğru olabilir

Bir yazılım firması olarak bunu söylemek ilginç gelebilir ama her işletmenin özel yazılıma ihtiyacı yoktur. Muhasebe, e-fatura, basit stok takibi gibi standart işler için piyasada olgunlaşmış, iyi çalışan hazır programlar var. Bunları yeniden yazdırmak çoğu zaman gereksiz bir maliyettir.

Öte yandan işinizin farkı tam da standart dışında kalan yerdeyse hazır program sizi yavaşlatır. Aşağıdaki yedi soru, hangi durumda olduğunuzu netleştirmenize yardımcı olur.

1. Sorununuzu bir cümleyle anlatabiliyor musunuz?

"Programımız yetersiz" bir sorun tanımı değildir. "Siparişleri üç panelden elle kontrol ediyoruz ve günde iki saat bu işe gidiyor" bir sorun tanımıdır. Sorunu net yazamıyorsanız, ne hazır program ne de özel yazılım onu çözer. Önce bu cümleyi yazın.

2. Hazır programlar bu işi zaten yapıyor mu?

Birkaç hazır programın deneme sürümünü gerçek verilerinizle deneyin. Satış sunumundaki örnek verilerle değil, kendi ürünleriniz ve kendi siparişlerinizle. İhtiyacınızın büyük kısmını karşılıyorsa ve eksik kalan kısım işinizin merkezinde değilse hazır program büyük ihtimalle doğru seçimdir.

3. Eksik kalan kısım işinizin merkezinde mi?

Asıl soru eksikliğin büyüklüğü değil, yeridir. Eksik kalan kısım her gün, her siparişte, her teklifte karşınıza çıkıyorsa küçük görünse bile büyük bir maliyettir. Ayda bir yapılan bir rapor ise Excel ile tamamlanabilir.

4. Ekibiniz programın etrafından dolaşıyor mu?

Mevcut programınızı kullanan ekibe gidin ve nasıl çalıştıklarını izleyin. Şu işaretlere dikkat edin:

• Programdan çıkarılıp Excel'de düzenlenen ve geri yüklenen listeler
• Programın bir alanına, aslında başka bir anlama gelen bilgiler yazılması
• Yalnızca bir kişinin bildiği, yazılı olmayan çalışma yöntemleri
• Aynı bilginin iki farklı ekrana elle girilmesi

5. Sistemlerinizin birbirleriyle konuşması gerekiyor mu?

Çoğu işletmede sorun tek bir programda değil, programların arasındadır: pazaryeri ile stok programı, stok programı ile muhasebe, teklif dosyası ile üretim planı. Hazır programların hazır bağlantıları sizin kullandığınız sistemleri kapsıyorsa sorun yoktur. Kapsamıyorsa, özel bir bağlantı katmanı tüm sistemi değiştirmekten daha ekonomik olabilir.

6. Toplam maliyeti nasıl karşılaştırıyorsunuz?

Hazır programın aylık ücreti ile özel yazılımın geliştirme bedelini doğrudan karşılaştırmak yanıltıcı olur. Hazır program tarafına ek modül ücretlerini, kullanıcı başı lisansları ve ekibin geçici çözümlere harcadığı zamanı ekleyin. Özel yazılım tarafına ise bakım, güncelleme ve barındırma maliyetini ekleyin. İki tarafı aynı süre (örneğin üç yıl) üzerinden hesaplayın.

7. Küçük başlayabilir misiniz?

Özel yazılım kararı bir anda bütün sistemi değiştirmek anlamına gelmek zorunda değil. Mevcut hazır programınızı koruyup yalnızca en çok zaman kaybettiren işi çözen küçük bir araçla başlayabilirsiniz. İşe yararsa büyütülür, yaramazsa kayıp sınırlı kalır.

Bu yedi sorunun cevabı çoğu zaman karışık çıkar: bazı işler için hazır program, bazıları için özel çözüm. Bu da gayet normaldir. Amaç tek bir teknolojiye bağlanmak değil, ekibinizin zamanını en çok geri kazandıracak kombinasyonu bulmaktır.